BSU和NTC的采购政策
请记住，BSU和NTC采购指南适用于BSU和NTC的所有采购，无论是采购订单还是p卡，也无论账户类型（即9分类账，夏季会议利润账户，赠款账户等）。
如果您有任何疑问，请联系Dana Danielson(218) 755-2044。
注意: 一旦您向采购办公室提交了申请单和所有所需的文件，请留出额外的时间，以便向供应商生成采购订单。
关于资金负担的州法律
明尼苏达州的法律规定，在下订单或提供服务之前，必须有资金负担。 在采购订单（PO）完全处理并发放给供应商之前，不要下订单或允许工作开始。 此外，在合同规定的任何工作开始之前，合同必须全部签署，资金必须由采购订单担保。 任何违反此要求的人将被要求使用事后16A表格解释他们违反明尼苏达州法规16A.15，提交文件3的原因。 这些表格每年跟踪并报告给行政部门。
销售税
明尼苏达州立学院和大学通常被明尼苏达州法令免除购买的销售税。 However, purchases of motor vehicles, meals and lodging are generally 不 exempt from sales tax.
为了符合豁免资格，购买必须由明尼苏达州州立学院和大学直接进行； employee purchases are 不 exempt from sales tax if paid for with individual funds.
如果个人错误地使用明尼苏达州州立学院和大学的免税证书进行个人购买，可能会受到处罚。
MinnState Board 政策
See MinnState Board 政策 concerning 采购, particularly 不e Part 5 about Encumbrances, Part 6 about Prepayment and Part 10 about 目标ed Group Businesses.
明尼苏达州采购控制系统
明尼苏达市场用于为您的部门或地区创建供应品、材料、设备和服务的采购订单。 每个部门负责指定一名合适的人员进入市场进行申请。 如果您需要使用市场的培训，请联系采购办公室。
P-Cards
十大足彩平台和西北技术学院参加了明尼苏达州立大学的签约p卡项目。 Information governing the use of p-cards is available.
承包服务：非建筑类
Information governing 承包服务 is available.
购买食物
Anytime you are purchasing food for anyone other than students (for example: food for faculty, staff, student workers, the general public, etc.), an approved 特殊费用申请单 is required prior to the event. 您所在地区的院长和/或副校长必须在购买之前批准请求。
会员和订阅
发起会员资格和订阅付款的首选方法是使用采购订单，而不是在员工费用报告中请求报销。 会员和订阅必须在其发生的适当财政年度支付。 请不要离开会员，直到财政年度结束支付，也不要试图支付他们在不同的财政年度比他们发生。 The p-card is 不 allowed to pay for memberships.
会议或工作坊注册费及差旅费
Registrations and travel expenses are 不 allowed by purchase order NOR by p-card. 但是，可以用某些指定的旅行卡支付注册费和酒店预订费。 联系人:
For BSU employees: Jane White, (218) 755-2850, jane.white@bemidjistate.edu
For NTC employees: Doreen Kuhrke, (218) 333-6611, Doreen.Kuhrke@ntcmn.edu
For more information, please review the 旅行的过程 or contact the Travel Desk at (218) 755-2850 (Deputy 203).
签名权限
Deans, chairs, faculty and staff typically do 不 have legal authority to sign documents nor enter into agreements on behalf of 十大足彩平台 or Northwest Technical College. 根据协议/文件的类型，可能需要采购和物流总监、业务经理、副总裁或总裁签署。 In addition, such agreements may require review by MinnState General Counsel or the Attorney General’s Office before we can agree and sign. If you are asked to sign an agreement on behalf of BSU or NTC, please send it to the Contracting Coordinator (contracts@bemidjistate.edu) for review and determination of appropriate signature authority.
获取报价
When obtaining quotes, do 不 show vendors quotes from their competitors. 这提供了一个不公平的优势。 在采购完成之后，报价信息才会公开，然后必须向采购办公室提出要求。 获得可比报价的最好方法是准备一份文件，列出你想购买的产品，并留下空白，让供应商填写价格。 始终要求供应商在其报价中包括适用的运输/处理/运费，或表明不收取任何费用。 Always request that shipping terms be “FOB: Destination, Freight Prepaid and Allowed.” 这意味着供应商支付运费，并拥有在运输途中的产品，直到它到达我们的位置。 如果产品在运输过程中发生任何问题，供应商必须处理这个问题。
不能使用采购订单的供应商
请注意，以下供应商不允许购买订单，因为他们不给我们开发票。 购买卡应在以下供应商处使用：
- 亚马逊
- 家得宝(回家 Depot)
- 乔安面料
- OfficeMax
- 目标
- 沃尔玛